Diseño e implementación de Sistemas de Gestión Documental (SGD)

Una organización necesita reglas claras para elaborar, identificar, revisar, aprobar, distribuir, consultar, conservar y disponer sus documentos y registros. SÍ diseña sistemas documentales para operaciones físicas, digitales o híbridas y ayuda a transformar información dispersa en una estructura administrable y trazable. Un SGD puede servir al SGC, pero también a operaciones, administración, recursos humanos, comercial y otras funciones.

• Múltiples versiones del mismo documento.
• Información en equipos personales y correos sin control uniforme.
• Ausencia de roles de revisión y aprobación.
• Formatos inconsistentes entre departamentos.
• Dificultad para localizar documentos o recuperar evidencias.
• Cambios sin historial verificable.
• Documentos obsoletos en uso.
• Falta de criterios de conservación, acceso y disposición.

03.1 Diagnóstico documental

Inventario inicial, evaluación de repositorios, duplicidades, control de versiones, accesos, flujo documental, documentos externos y prácticas de conservación.

Entregable orientativo: Diagnóstico y ruta de intervención.

03.2 Arquitectura y taxonomía

Jerarquía documental, familias, codificación, nomenclatura, metadatos, carpetas, propietarios, listas maestras y mecanismos de aprobación.

Entregable orientativo: Mapa documental; taxonomía; esquema de identificación.

03.3 Ciclo de vida documental

Reglas de creación, revisión, autorización, distribución, uso, actualización, obsolescencia, archivo y disposición autorizada.

Entregable orientativo: Políticas, procedimientos y flujos.

03.4 Gestión de registros y evidencias

Diseño de controles de captura, integridad, trazabilidad, archivo, recuperación, conservación, acceso y protección; criterios GDocP/ALCOA+ cuando corresponda.

Entregable orientativo: Inventarios de registros, formatos e instructivos.

03.5 Depuración y migración

Evaluación de repositorios, correspondencia de origen y destino, plan de migración, piloto, conciliación y verificación de integridad. Sin destrucción no autorizada.

Entregable orientativo: Matriz de migración, inventarios e informe de verificación.

03.6 Configuración documental y adopción

Estructura de repositorios disponibles, flujos de aprobación posibles según plataforma, permisos a coordinar con TI y capacitación al personal.

Entregable orientativo: Instructivos, sesiones y seguimiento.

03.7 Mantenimiento

Revisiones periódicas, vencimientos, listas maestras, indicadores, cambios y seguimiento documental.

Entregable orientativo: Informes de control y actualización.

• Inventario documental y matriz de brechas.
• Taxonomía, estructura de carpetas y reglas de metadatos.
• Procedimientos de creación, aprobación, control de versiones y obsolescencia.
• Listas maestras, matrices de permisos y responsabilidades.
• Reglas de registros, conservación y recuperación sujetas a validación.
• Plan de migración, matriz origen-destino y conciliación.
• Materiales formativos y plan de mantenimiento. La lista representa opciones de alcance. La propuesta específica definirá cantidades, archivos, ciclos de revisión, criterios de aceptación y dependencias; no se presume la inclusión automática de todos los elementos.

• Diagnóstico de SGD
• Arquitectura documental
• Desarrollo de controles
• Migración y reorganización
• Implementación integral
• Administración documental mensual Los servicios pueden contratarse como una intervención delimitada, por fases, de manera integral o recurrente. No se publican tarifas universales: se cotiza según alcance y recursos.

• Menor riesgo de usar versiones incorrectas.
• Localización más eficiente de información autorizada.
• Trazabilidad de cambios y responsabilidades.
• Continuidad y posibilidad de crecimiento documental. Los beneficios son objetivos técnicos y operativos cuya magnitud dependerá del estado inicial, participación del cliente y ejecución real; no representan garantía de resultados.

• Porcentaje de documentos inventariados.
• Documentos con responsables y estado asignado.
• Tiempo de recuperación.
• Pendientes de aprobación y revisión.
• Integridad de elementos migrados. Las fórmulas, denominadores, línea base, fechas de corte, fuentes, metas y responsables se acordarán antes de utilizar los indicadores. No se informarán porcentajes sin sustento.

• Tipos y volumen documental, sistemas actuales, repositorios y número de usuarios.
• Roles, reglas de acceso y necesidades de archivo, retención y recuperación. La solicitud de información puede organizarse por fases. La documentación sensible se revisará bajo accesos autorizados y condiciones de confidencialidad apropiadas.

SÍ: delimitar alcance; evaluar evidencia; comunicar hallazgos y limitaciones; desarrollar productos contratados; presentar revisiones; gestionar cambios del proyecto; capacitar y dar seguimiento cuando corresponda.

Cliente: proporcionar información real; designar responsables; validar aspectos técnicos; aprobar y poner en vigor documentos; asignar recursos; adoptar decisiones sanitarias, regulatorias u operativas conforme a sus facultades; conservar registros y ejecutar acciones.

• Un SGD no implica necesariamente adquirir software ni garantiza ciberseguridad o continuidad informática.
• Las decisiones sobre plazos legales de retención y disposición se validan por el cliente y asesoría competente.
• Escaneo masivo, OCR, migraciones técnicas avanzadas, integración de software y certificación no se incluyen automáticamente.
• No se borran registros históricos sujetos a conservación ni se fabrican evidencias. Como regla transversal, no se incluyen automáticamente certificaciones, dictámenes oficiales, trámites, licencias, laboratorios, representación jurídica, validaciones especializadas, compra de software o equipos, ni servicios que exijan habilitación profesional específica. Estas actividades deberán contratarse separadamente con la figura competente. SÍ no garantiza autorizaciones de terceros y no altera evidencia histórica.

ISO 15489-1; ISO 30301; ISO 9001 para información documentada cuando aplique; obligaciones de conservación y datos del cliente.

La edición, el alcance normativo y los requisitos aplicables deberán verificarse para cada cliente. La inclusión de una referencia no convierte esa norma en obligatoria para todas las organizaciones.

Según alcance, el cierre puede incluir relación de entregables, archivos editables y de consulta acordados, registros de revisión, estado de aprobaciones, evidencias de implementación, informe final, pendientes y recomendaciones. La conclusión contractual no debe confundirse con la autorización, certificación o verificación formal de los procesos del cliente.